- Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sistem yang digunakan memproses data dan transaksi guna menyediakan infomasi yang diperlukan oleh user untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. Untuk menghasilkan informasi, SIA harus melakukan:
- Mengumpulkan transaksi dan data lain dan memasukkan dalam SIA
- Memproses data
- Menyimpan data untuk masa yang akan datang
- Menyediakan informasi yang diperlukan dengan menghasilkan laporan dan memungkinkan melakukan query
- Mengendalikan proses, sehingga informasi yang dihasilkan akurat dan dapat dipercaya.
Arti Penting SIA
- SIA menjadi faktor penting dalam pengambilan keputusan
- SIA akan memenuhi kebutuhan informasi
internal: management accounting
eksternal: financial accounting
- Informasi akuntansi mempunyai 2 peran:
Untuk mengidentifikasi situasi yang diperlukan untuk mengambil keputusan
Mengurangi ketidakpastian
- Sistem Informasi Pemasaran
Pemasaran adalah area fungsional pertama yang menggunakan SIM
Sistem Informasi Pemasaran (SIP) mempunyai 3 subsistem input: Sistem informasi akuntansi (AIS), riset pemasaran, dan intelijen pemasaran.
Sistem informasi fungsional: sistem konseptual yang merupakan mirror images" dari sistem
fisik.
Data Primer dan Sekunder
- Digunakan oleh subsistem riset pemasaran
- Data primer dikumpulkan oleh perusahaan
- Contoh data primer
Survei (survey)
Wawancara mendalam (In-depth interview)
Pengamatan (Observation)
Percobaan terkontrol (Controlled experiment)
- Contoh Data Sekunder
Mailing lists
Retail sales statistics
Video retrieval systems
- Beberapa data sekunder harus dibeli dan sebagian cuma-cuma
Marketing Research Software
- Paket Grafik (print maps)
- Menjadikan riset pasar realitas bagi semua perusahaan
- Analisis Statistik
- Keahlian menintepretasikan output software merupakan kunci sukses alat-alat tersebut
(1) iklan
(2) Penjualan perseorangan (personal selling)
(3) Promosi penjualan (sales promotion)
Subsistem Harga
Dua pendekatan dasar:
1. Berdasar harga / Cost based (AIS provides the basis)
2. Berdasar permintaan / Demand-based (use what-if model)
Subsistem Bauran Integrasi/Integrated-Mix Subsystem
- BRANDAID Model
Solid arrows: influences
Dashed arrows: responses
- Environmental and retailer influence on the consumer
Individual influences
Combined influences
- Unexpected influences
Sistem Informasi Pemasaran digunakan oleh Manajer
-Industri besar menggunakan komputer sebagai alat pemasaran
Untuk mengetahui kebutuhan dan keinginan konsumen
Untuk memformulasikan bauran pemasaran
Untuk menindaklanjuti seberapa baik bauran tersebut diterima konsumen
-Output informasi digunakan dalam perusahaan
Kesimpulan
-Sistem Informasi Pemasaran (MKIS)
Subsistem input
» SIA, Riset Pemasaran, Intelijen Pemasaran
Subsistem Output
» Product, Place, Promotion, Price, Integrated Mix
-Pemberlakuan atau operasional MKIS membutuhkan konsep manajemen dan pemasaran
Kuncinya adalah perencanaan.
- Sistem Informasi Manufaktur
- Adalah suatu sistem berbasis-komputer yang bekerja dalam hubunagnnya dengan sistem
informasi fungsional lainnya utk mendukung manajemen perusahaan dalam
pemecahan masalah yang berhubungan dengan manufaktur produk perusahaan
- Manajemen manufaktur menggunakan komputer sebagai:
sistem konseptual (pada area persediaan: Titik pemesanan kembali, MRP, JIT)
elemen dalam sistem produksi fisik (CAD, CAM, dan robotik)
- SI Manufaktur terdiri dari tiga subsistem input dan empat subsistem output
- Perhatian utama adalah bagaimana komputer digunakan sebagai suatu sistem konseptual dicampur dengan aplikasi dalam sistem fisik oleh suatu konsep yang disebut computerintegrated manufacturing (CIM).
Komputer sebagai Bagian dari Sistem Fisik
1. Computer Aided Design (CAD)
- Computer Aided Engineering (CAE)
- Penggunaan komputer untuk membantu rancangan produk
- Menggunakan perangkat lunak CAD
- Hasil rancangan disimpan dalam database rancangan
2. Computer Aided Manufacturing (CAM)
- Penerapan komputer dalam proses produksi
- Mesin produksi khusus dikendalikan komputer untuk menghasilkan produk sesuai spesifikasi dari database rancangan.
- Sebagian besar otomatisasi pabrik terdiri dari teknologi CAM
- Produksi lebih cepat dan presisi.
3. Robotik
- Melibatkan robot industrial (IR), alat yang secara otomatis melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam manufaktur
- IR diperkenalkan pertama kali pada industri mobil tahun 1974
- Memungkinkan biaya yang lebih rendah, kualitas tinggi, melaksanakan tugas yang berbahaya
Sub Sistem Informasi Akuntansi [AIS]
- Terminal pengumpulan data
Menurut arus material
Mengumpulkan data pekerjaan (laporan pekerjaan)
Mengumpulkan data kehadiran (laporan kehadiran)
Sub Sistem Rekayasa Industri
- Teknisi industri (IE)
- Mempelajari sistem fisik dan konsep
- Menetakan standar produksi
Sub Sistem Intelijen Manufaktur
- Dapat dilihat dalam hal kontak lingkungan
- Serikat pekerja (arus personel)
Sistem formal dan informal
Informasi personel
Pemenuhan kontrak serikat
- Pemasok (material dan arus mesin)
Sub Sistem Produksi
- Digunakan untuk:
1. Membangun fasilitas produksi
2. Menjalankan fasilitas produksi
- Jadwal produksi ditentukan saat tahap-tahap produksi diselesaikan
- Menelusuri waktu penyelesaian yang diharapkan dan aktual
Sub Sistem Inventory
- Pentingnya menentukan tingkat inventory
- Biaya perawatan (carrying costs)
- Biaya pembelian
- Jumlah pesanan ekonomis (EOQ)
- Jumlah produksi ekonomis (EMQ)
Sub Sistem Kualitas
- Empat belas pokok thesis Deming; mempertahankan bahwa bukan pekerja tapi manajemen yang menentukan kualitas
- Manajemen Mutu Total (TQM)
- Elemen-elemen TQM
Tanpa cacat
Kualitas pada sumber
Sub Sistem Biaya
- Laporan periodik
- Menyaratkan unsur-unsur:
1. Standard-standar
2. Informasi
- Sistem Informasi Eksekutif
- Eksekutif - memberikan nilai yg lebih tinggi bagi kesejahteraan organisasi
- Yang dilakukan eksekutif:
o Fungsi-fungsi Manajemen Fayol (merencanakan, mengorganisasikan, menyusun staf, mengarahkan dan mengendalikan)
o Peran-peran Manajerial Mintzberg perunding (negotiator)
o Agenda dan Jaringan Kotter mengatasi tantangan pekerjaan dengan strategi tiga tahap:
Menetapkan agenda tujuan yg harus dicapai perusahaan
Membangun jaringan
Menetapkan lingkungan norma dan nilai yg tepat
Kebutuhan Informasi Oleh Eksekutif
Lima kegiatan dasar yang membentuk waktu CEO (Penelitian Mintzberg):
- Tugas administrasi
- Panggilan telepon
- Pertemuan tak terjadwal
- Pertemuan terjadwal
- Kunjungan
Penerapan EIS
- Perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai
o Perangkat lunak umum yg dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri
o Contoh: DBMS, paket spreadsheet, paket grafik, dll
- Perangkat lunak EIS siap pakai
o Dirancang khusus memenuhi kebutuhan informasi eksekutif, menyediakan pemampatan informasi dan drill-down
o Tiga keuntungan :
Memungkinkan perusahaan segera menjalankan sistem
Tidak banyak membebani staf jasa informasi
Khusus dimaksudkan bagi eksekutif dan menawarkan kesempatan yg baik untuk digunakan
- Perangkat lunak EIS pesanan
Faktor Penentu Keberhasilan EIS
- Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen
- Sponsor operasi bekerja sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa penerapan EIS terlaksana
- Staf jasa informasi yang sesuai mengerti teknologi informasi dan mengerti cara eksekutif menggunakan sistem
- Teknologi informasi yg sesuai
- Manajemen data mengetahui seberapa mutakhir data yang ada, mampu mengikuti analisis data
- Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis memecahkan masalah-masalah spesifik
- Manajemen atasi penolakan organisasi
- Manajemen atasi penyebaran dan evolusi sistem
- Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS)
Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah sistem informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS).
Definisi HRIS
Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan.
Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara eseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya.
Fungsi HRIS
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima
pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan
terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian
dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2. Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat
mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk
meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3. Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan
pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi
pemakai.
4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh
perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM
mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.
Model HRIS
Model HRIS dapat dilihat dari Input, Process dan Output. INPUT HRIS terdiri atas 3
subsistem yaitu :
1. Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi
bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya
personil bail keuangan maupun non keuangan.
2. Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkan
data melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession
Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation), Penelitian
Keluhan (Grievance Studies).
3. Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yang
meliputi:
Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang
membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan
asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan
lulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumber
pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang
memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan
peneriamaan.
Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi
yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan
perusahaan.
Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan imnformasi
yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, dan
rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal,
nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke
dalam komunitas lokalnya.
Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data
dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perncanaan personil.
Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuan
dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadi
perpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapa
perusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yang
baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, dan
mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.
OUTPUT HRIS terdiri atas 6 subsistem yaitu :
1. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan oleh
manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendek
dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputaran
tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenaga
kerja itu sendiri.
2. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan untuk
pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi
ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,
perekrutan dan analisis rekruitmen.
3. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi informasi yang
dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi.
Informasi informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja,
evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
4. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan
kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
5. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbeda
dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengan
kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterima
karyawan sepeti dana pensiun.
6. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi informasi ini berhubungan
dengankeluhan keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan
lingkungan kerjanya
HRD (Human Resource Department)
Human Resources Department bertanggung jawab terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi. Pengelolaan dari SDM yang ideal dalam organisasi memiliki 8 aspek yaitu:
1. Seleksi dan Rekrutmen. Bertanggung jawab untuk menjawab kebutuhan pegawai melalui penerimaan pegawai hingga penempatan para pegawai baru tersebut di posisi-posisi yang tepat. Kami percaya, agar dapat menjalankan fungsinya dengan baik (menempatkan orang yang tepat di posisi yang tepat), maka biasanya fungsi ini sudah memiliki success profile sebagai acuan yang membantu menyeleksi kandidat yang sesuai. Sedangkan untuk metode seleksi, biasanya sangat bervariasi, mulai dari psikotest, interview, skill test, referensi maupun assessment center.
2. Pelatihan dan Pengembangan (Training and Development). Yaitu fungsi yang menjaga kualitas sumber daya manusia dalam organisasi melalui berbagai aktivitas pelatihan, pendidikan dan pengembangan sebagai upaya peningkatan kemampuan dan keterampilan kerja. Aktivitas ini dapat dilakukan secara internal maupun eksternal.
3. Compensation and Benefit. Berfungsi untuk menyusun strategi hingga implementasi atas seluruh kompensasi yang diterimakan kepada pegawai yang mengacu pada kondisi pasar.
4. Manajemen Kinerja (Performance Management). Merupakan upaya monitoring kesenjangan antara standard kinerja yang diharapkan dengan aktual kinerja yang ditunjukkan. Pilar performance management bertanggung jawab untuk merancang sistem hingga implementasi penilaian kinerja para pegawai hingga laras dengan objective yang harus dicapai oleh organisasi.
5. Perencanaan Karir (Career Planning). Bertanggung jawab atas pengelolaan, perencanaan dan jenjang karir bagi seluruh anggota organisasi. Fungsi ini menjawab setiap pegawai memiliki jalur karir menurut tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang ia miliki. Mengacu kepada kondisi jangka panjang, karir setiap pegawai akan ditentukan oleh kelompok kerja di mana masing-masing pegawai bekerja (vertical path), namun dengan mempertimbangkan besarnya organisasi masing-masing, penyeberangan karir dari setiap kelompok tidak dapat dihindarkan (cross functhin career path) atau bahkan berpindah dari satu kelompok ke kelompok lainnya (horizontal carreer path).
6. Hubungan Karyawan (Employee Relations). Berfungsi sebagai internal PR bagi setiap kebutuhan pegawai terhadap informasi, kebijakan dan peraturan perusahaan. Fungsi ini juga penting untuk menggali input-input dari pegawai mengenai berbagai aspek dalam organisasi.
7. Separation Management.Yaitu fungsi yang mengelola seluruh tindakan pemutusan hubungan kerja dalam organisasi bayak yang disebabkan karena normal separation (pensiun, habisnya masa kontrak, atau meninggal), forced separation (indisipliner, dll), atau early retirement (pensiun sebelum masanya).
8. Personnel Administration and HRIS. Biasa dikenal dengan Personalia atau Kepegawaian adalah fungsi yang mendukung terlaksananya fungsi HR yang lain. Secara umum fungsi ini bertanggung jawab terhadap Employee Database, Payroll dan pembayaran benefit lainnya, pinjaman karyawan, absensi, pencatatan cuti tahunan. Masing-masing pilar inilah yang akan menopang kinerja fungsi HR dalam organisasi untuk dapat menghasilkan sumber daya manusia berkualitas untuk menjawab kebutuhan bisnis dalam organisasi.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan. Dalam kegiatannya, HRIS mengelola dan menjalankan sistem administrasi SDM mulai dari perekrutan dan penerimaan, pendidikan dan pelatihan, manajemen data sampai dengan pemberhentian dan administrasi tunjangan. Sedangkan dalam penerapannya, terdapat model HRIS yang didalamnya meliputi subsistem input (berupa SIA, Penelitian SDM dan Intelijen SDM), serta Output (berupa Subsistem Perencanaan Kerja, Perekrutan,
Manajemen Angkatan Kerja, Tunjangan, Benefit dan Pelapor Lingkungan. Dalam pelaksanaanya, kegiatan HRIS dilakukan oleh HRD (Human Resources Departement) yaitu mengelola tentang Seleksi dan Rekrutmen, Pelatihan dan Pengembangan, Compensation and Benefit, Manajemen Kinerja, Perencanaan Karir, Hubungan Karyawan, Separation Management, dan Personnel Administration and HRIS.
- Sistem Informasi Keuangan
Model Sistem Informasi Keuangan
- Subsistem CBIS yang memberikan informasi kepada orang di dalam / di luar perusahaan mengenai masalah keuangan perusahaan
- Informasi berbentuk laporan periodik, khusus, hasil simulasi matematika, komunikasi elektronik, dan saran dari sistem pakar
- Berisi 3 subsistem input dan 3 subsistem output
- Subsistem output berisi berbegai jenis perangkat lunak yang mengubah isi database menjadi informasi
Subsistem Audit Internal
- Audit eksternal untuk mengaudit catatan akuntansi untuk menguji kebenaran
- Audit internal melakukan analisis yang sama dengan audit eksternal tetapi mempunyai lingkup tanggung jawab yang lebih luas
- Mempunyai kemampuan mengevaluasi dan mempengaruhi operasi perusahaan secara independen dari sudut pandang keuangan
- Auditor internal menawarkan obyektivitas.
- Auditor internal bekerja dengan cara yang sama seperti analis sistem
Jenis-jenis Kegiatan Audit
- Audit Keuangan (financial auditing): menguji akurasi catatan perusahaan (dilakukan audit eksternal)
- Audit Operasional (operational auditing): memeriksa efektivitas prosedur. Jenis pekerjaan yang dilakukan analisis sistem selama tahap analisis siklus hidup sistem.
EDP (electronic data processing) auditor
- Audit operasional oleh auditor internal mencari tiga kemampuan dasar sistem:
Pengendalian yang memadai
Efisiensi
Ketaatan pada kebijakan perusahaan
- Audit Kesesuaian (concurent auditing)
Seperti audit operasional
- Rancangan sistem Pengendalian Internal
Auditor internal berpartisipasi aktif dalam pengembangan sistem, karena
Biaya kesalahan sistem meningkat seiring berlangsungnya siklus hidup sistem
Auditor memberikan keahlian yang dapat meningkatkan kualitas system
Laporan Anggaran
- Anggaran operasi suatu unit seperti departemen atau divisi terdiri dari jumlah untuk setiap pos pengeluaran dasar (gaji, telepon, sewa, perlengkapan, dst)
- Laporan bulanan yang menunjukkan pengeluaran aktual dibandingkan dengan anggaran
Anggaran bulan berjalan
Anggaran year-to-date
Rasio Kinerja
- Rasio kinerja (performance ratio): hubungan dari dua atau lebih indikator kegiatan organisasi yang menjadi suatu cara pengukuran
- Current Ratio (rasio lancar) = aktiva lancar dibanding hutang lancar
- Rasio perputaran persediaan (inventory turnover) = harga pokok persediaan dibanding nilai persediaan rata-rata.
0 Komentar